Restitution de flotte : évitez les mauvaises surprises

L’heure est venue de rendre les véhicules… Un passage qui peut s’avérer coûteux. Comment éviter les mauvaises surprises, se protéger des remises en état coûteuses ? Nos conseils pour bien anticiper !

La restitution des véhicules de votre flotte est un moment redouté. Il repose en effet sur les intérêts contradictoires d’une entreprise qui restitue des autos qui ont nécessairement subi les outrages du temps et d’un loueur qui souhaite récupérer des véhicules impeccables. Une équation finalement impossible à résoudre ! On estime ainsi (mais il est difficile de disposer de chiffres officiels) que le montant moyen des remises en état suite à une restitution de véhicule s’établit entre 800 et 1200 € (Source OVE & Leaseplan). Faites le calcul, si votre parc comprend 50 autos, la note risque d’être salée ! Mieux vaut donc anticiper pour limiter au maximum les mauvaises surprises…

Petit rappel de procédure…

Avant toute chose, agissez sur les leviers les plus simples. La restitution du véhicule doit s’effectuer le jour suivant l’expiration du contrat initial ou de ses avenants. Tout retard dans la restitution donnera lieu au versement d’une indemnité au loueur. Avec un peu de méthode et d’organisation, ce surcoût peut facilement être évité. Le contrat de location vous fait par ailleurs obligation de restituer le véhicule accompagné de tous ses documents et accessoires en bon état. Une fois encore, il est assez aisé de s’assurer quelques jours avant l’échéance que l’ensemble des documents et des équipements sont bien présents dans le véhicule. On n’hésitera pas à impliquer le collaborateur dans la collecte de ces éléments…

Assister à l’examen : une nécessité absolue !

Le principe même de la phase de restitution, c’est l’examen contradictoire de l’auto. En d’autres termes, le loueur dressera un état des lieux détaillé du véhicule (intérieur et extérieur) afin d’établir un devis pour les frais éventuels de remise en état. En théorie, le contrat de location oblige le locataire à être présent lors de cet examen. Ne vous y dérobez surtout pas et si vous pouvez être physiquement présent faites-vous représenter afin de faire valoir vos intérêts. Le procès-verbal de restitution qui sera établi fait foi et conditionne le montant des frais de restitution. Si vous n’êtes pas là pour vous défendre bec et ongle, il faudra, pour contester le PV, recourir à des experts… Autant de frais et de querelles éventuelles qu’il vaut mieux s’épargner.

Les critères clés

Vous l’aurez compris, la restitution d’une flotte, cela se prépare… Et pour anticiper les mauvaises surprises, l’entretien régulier de votre parc et une gestion rigoureuse des moindres sinistres, même mineurs, demeurent la meilleure solution. Si vous identifiez des problèmes avant la restitution, vous pourrez les corriger et assurer la remise en état par vos propres moyens, ou par le biais d’un prestataire avec qui vous pourrez plus facilement négocier les tarifs. Le SNLVLD (Syndicat National des Loueurs de Véhicules Longue Durée) a édité une brochure très intéressante que vous pouvez télécharger à l’adresse suivante : https://tinyurl.com/ydfa5j7z. Elle établit la liste détaillée des points de contrôle observés lors de la restitution. Sur cette base, pourquoi ne pas réaliser quelques semaines avant la restitution, un examen de contrôle anticipé ? Vous pourrez sans doute corriger quelques défauts et ainsi alléger la note.

Une assurance pour couvrir les frais de restitution ?

Face à l’incompréhension et l’insatisfaction que peut générer la restitution d’un véhicule, les loueurs à l’instar de LeasePlan, proposent désormais une assurance pour couvrir les frais de restitution. Elle est incluse dans celle du loueur et couvre les frais de restitution jusqu’à 1 200 euros TTC pour un VP, 1000 euros TTC pour un utilitaire. Une voie à explorer pour simplifier  la restitution.

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